Digitaalinen kehitys on viime vuosina kiihtynyt merkittävästi. Järjestelmät ovat kehittyneet, pilvipalvelut yleistyneet ja automaatio lupaa tehokkuutta.
Silti monessa organisaatiossa toistuu sama tunne: ratkaisuja on paljon, mutta kokonaisuus ei tunnu olevan omissa käsissä. Päätöksiä ohjaa useammin teknologiavalinta kuin liiketoiminnan tarve.
Tämän taustalla on kysymys, jota ei ole pysähdytty kysymään ajoissa:
Kuka hallitsee tietoasi?
Juridinen omistajuus ei ole sama kuin käytännön päätösvalta
Useimmat organisaatiot, erityisesti julkisella sektorilla, omistavat datansa juridisesti. Vastuut on määritelty, rekisterinpitäjä on nimetty ja sopimukset ovat kunnossa.
Silti käytännössä tieto elää usein siellä, missä data tallennetaan ja prosessit mallinnetaan. Kun nämä on sidottu tiukasti yhteen järjestelmään, sen vaihtaminen ei ole enää tekninen kysymys vaan toiminnan jatkuvuuden riski.
Tällöin juridinen omistajuus muuttuu huomaamatta pelkäksi käyttöoikeudeksi. Todellinen päätösvalta on siirtynyt järjestelmätoimittajalle.
Datasuvereniteetti on jokaisen teknologiajohtajan prioriteetti
Datasuvereniteetti tarkoittaa organisaation oikeutta ja kykyä hallita omaa tietoaan riippumatta siitä, mitä teknologiaa tai toimittajaa taustalla käytetään. Se on digitaalisen vapauden perusta.
On tärkeää sanoa tämä ääneen: mikään merkittävä toiminnanohjaus-, palvelu- tai asiointijärjestelmä ei ole täysin vapaa riippuvuuksista. Ne tallentavat tietoa omilla malleillaan ja ohjaavat prosesseja omalla logiikallaan.
Ongelma syntyy vasta silloin, kun näistä riippuvuuksista tulee lukko, jota organisaatio ei itse hallitse.
Kun asiointikokemus sidotaan järjestelmään
Todellinen riski syntyy, kun asiointikanava ja asiakaskokemus sidotaan tiukasti kiinni taustajärjestelmään.
Tällöin järjestelmän vaihto tarkoittaa koko palvelun uusimista. Migraatiot lykkääntyvät ja päätöksiä tehdään varovaisuuden, ei tarpeen perusteella. Tekninen riippuvuus on muuttunut strategiseksi esteeksi.
Modulaarinen arkkitehtuuri palauttaa valinnanvapauden
Modulaarinen arkkitehtuuri lähtee liikkeelle strategiasta: mitkä osat liiketoiminnasta täytyy pystyä uudistamaan nopeasti ja mitkä taas ovat toiminnan kriittisiä ankkureita, joiden on pysyttävä vakaina.
Kun asiointikerros irrotetaan yksittäisistä järjestelmistä, asiakaskokemus säilyy, vaikka taustajärjestelmiä vaihdetaan. Migraatiot voidaan toteuttaa vaiheittain, hallitusti ja ilman, että palvelu katkeaa.
Teknologiariippumaton rakenne ei vapauta tietoa järjestelmästä, mutta se vapauttaa organisaation tekemään itsenäisiä päätöksiä.
Integraatiot ja migraatiot ovat hallittuja hankkeita, eivät kohtalonkysymyksiä
Datan siirrot ja migraatiot ovat aina osa digitaalista kehitystä. Niitä ei pidä vähätellä.
Ilman valinnanvapaata rakennetta ne kuitenkin lykkääntyvät, koska riski on liian suuri. Kun asiointikanava on itsenäinen, migraatiosta tulee hallittu tekninen hanke, ei toiminnan jatkuvuutta uhkaava kriisi.
Julkinen sektori ja pitkä vastuu
Julkisella sektorilla datasuvereniteetti on erityisen kriittinen kysymys. Järjestelmät kilpailutetaan, sopimukset päättyvät ja vaatimukset muuttuvat, mutta vastuu palvelun jatkuvuudesta säilyy silti vuosikymmeniä.
Siksi olennaisin kysymys ei ole, mikä järjestelmä on paras juuri nyt, vaan mikä rakenne takaa päätösvallan säilymisen myös tuleville vuosille.
Lopuksi
Digitaalinen vapaus ei tarkoita rajoitteiden puuttumista. Se tarkoittaa sitä, etteivät rajoitteet tee päätöksiä organisaation puolesta.
Järjestelmät tulevat ja menevät, mutta tiedon ja päätösvallan tulisi aina pysyä organisaation omissa käsissä.